29. Okt 2020

Das Office neu denken: Ein Austausch

Gerade startet die zweite Home-Office Welle. Zeitgleich fragen sich viele Unternehmen, wie sie ihre Mitarbeiter danach zurück ins Büro holen. Welchen Mehrwert sollte ein Büro bieten, damit es das Home-Office sinnvoll ergänzt? Ein Austausch zum Thema Arbeitsumgebung und Arbeitskultur.  

Die Zeit der Einzelbüros ist vorüber. Inzwischen hat sich fast jeder Mitarbeiter zu Hause selbst einen Arbeitsplatz eingerichtet. Daneben steht eine super Kaffeemaschine, der Kühlschrank ist gefüllt und im Sommer wird vielleicht gern auf der Terrasse gearbeitet. Ein leeres graues Office in einem verwaisten Bürogebäude ist keine verlockende Alternative mehr. 

Was wirklich vermisst wird, sind echte Begegnungen, funktionierende Technik und Inspiration. Der Schwatz über Kleinigkeiten, nicht der Chat. Die zufälligen Treffen im Flur. Der schnelle Austausch zu einer Frage. Die Pause zwischen zwei Meetings.

Es sind diese „Zeit-Räume“, die wir mit einer neuen Qualität aufladen wollen, in dem wir kommunikative und kooperative Raumkonzepte entwickeln. Weniger Konferenzräume, mehr Projekträume mit hervorragender Ausstattung und Atmosphäre werden die Mitarbeiter ins Büro zurückholen. 

Matthias Abel von Innovation Natives, einem Entwicklungsbüro für Innovationen in Hamburg stellt Fragen an Juliane Bennien von Spaces & Places. Sie begleitet unter anderem große städtische Unternehmen und Behörden bei der Veränderung ihrer Arbeitskultur und Arbeitsumgebung.

Juliane, welchen Einfluss nehmen Arbeitsumgebungen auf die Arbeitskultur?  

Alle arbeiten besser, wenn sie sich wohl fühlen. Ebenso wichtig wie das gute Verhältnis mit den Kollegen, ist die Gestaltung der Räume. Offene Räume sind ein Spiegel für Transparenz und Vertrauen. Man bekommt im Vorbeigehen viele Einblicke und subtile Informationen. Das ist sehr wertvoll. Genauso wichtig sind Orte für Rückzug und Stille. Jeder Mitarbeiter sollte sich eigenverantwortlich, entsprechend seiner Bedürfnisse und Aufgaben den passenden Ort aussuchen können. 

Gibt es eine Sprache für die Qualität von Arbeitsumgebungen?

Bisher noch nicht. Diese müssen wir erst entwickeln und lernen. Im Moment hört es bei „gefällt mir“ / „gefällt mir nicht“ auf. Dabei stellen sich ganz neue Fragen: Wie unterstützt mich der Raum bei meinen Tätigkeiten? Inspiriert mich die Umgebung? Vermittelt sie mir ein Gefühl der Wertschätzung? Der Klarheit? Struktur?

Bekomme ich Impulse? Wie und wo möchte ich mich mit meinen Kollegen austauschen? Und welche Qualität bringe ich selbst mit? Wenn wir das Bewusstsein dafür schärfen, werden wir auch immer besser darin, die richtigen Umgebungen für unsere Arbeit auszuwählen und zu kreieren. 

Wer steht heute in der Verantwortung, Arbeitsumgebungen zu gestalten? Wer definiert Anforderungen, wer finanziert, wer gestaltet? 

Immer öfter erlebe ich, dass der Wunsch nach attraktiven zeitgemäßen Büroflächen von einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern geäußert wird. Stärker als in der Vergangenheit, geht es darum, Inhalte und spezielle Aufgaben nach außen sichtbarer zu kommunizieren. Wichtig ist die Bindung an die Unternehmenswerte und -kultur. Wer sich mit den Arbeitsweisen und Werten identifiziert, hat auch Lust, wieder ins Büro zu kommen.  

Die Anforderungen werden oft vom unternehmenseigenen Gebäudemanagement, der Arbeitssicherheit oder Führungskräften definiert. Schön ist, dass die Bereitschaft zunimmt, sich einen frischen Blick und die Unterstützung durch externe Architekten, Innenarchitekten und Organisationsberater zu holen. Diese Kooperationen sind Ausdruck der neuen Zeit. Weniger Monotonie, mehr Eigenheit und Vielfalt führen zu attraktiveren Arbeitsumgebungen.  

Wie fest oder flüssig müssen Arbeitsräume gedacht werden? Wie spontan können Arbeitsumgebungen entstehen? 

Sehr spontan - das hat Corona gezeigt. Aber auf die Dauer ist der Küchentisch nicht die ideale Lösung. Ich erlebe derzeit sowohl in privaten Projekten wie in großen Unternehmen, dass es darum geht, neue Arbeitssituationen zu verproben. Die wenigsten Familien haben ein extra Arbeitszimmer. Also geht es darum, gute Arbeitssituationen im Wohnbereich, manchmal sogar im Schlafzimmer, zu integrieren. Das ist nicht ideal. Deshalb benötigen wir im Privatbereich Büromöbel, die attraktiv, wohnlich und am besten multifunktional sind. 

Auch Unternehmen sind in der Probephase. Sollen Sie die Gesamtzahl der Arbeitsplätze reduzieren? Welche der schönen bunten Loungemöbel oder neu gestalteten Projekträume bewähren sich im Alltag? Wieviel Offenheit ist für eine innovative Abteilung notwendig und wie viel klassische Strukturen benötigen traditionelle Unternehmensbereiche? 

Es geht nicht darum jetzt alles für alle zu verändern. Vielmehr geht es darum, die richtigen Fragen zu stellen und zuzuhören. Alle haben in den letzten Monaten ihre Bedürfnisse besser kennengelernt und ihre Wahrnehmung geschärft. Zuerst kommt der Austausch, dann die Neugestaltung. Danach das Evaluieren und sicherlich nach einiger Zeit eine erneute Anpassung.  

Wie prägen Arbeitsumgebungen, insbesondere Office Flächen, die Identität eines Unternehmens? Und umgekehrt? 

Die großen Digitalunternehmen haben es uns vorgemacht. Architektur, Raumaufteilung und Einrichtung fördern die Identität mit dem Unternehmen. „Warm und trocken“ und grau war bisher ausreichend. Heute lockt es keinen mehr. Junge Mitarbeiter hätten gern ein Stück der coolen Googlewelt. Oder ein Startup, das improvisiert und wächst.

Gestaltung ist ein wichtiges Merkmal für die Identifikation mit einem Unternehmen. Aber Achtung: Es reicht nicht, in ein paar schicke bunte Möbel zu investieren. Die werden bald bei vielen Unternehmen stehen. Es geht darum die Unternehmenswerte sichtbar zu machen. Mitarbeiter mit einzubeziehen, Teams gut zusammenzustellen, Wertschätzung zu leben. Auf so viele Arten wie möglich. 

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Porträt von Juliane Bennien
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