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13. Mär 2019

An E-Invoicing führt kein Weg vorbei

Die elektronische Rechnungslegung senkt Kosten und wird auch für Unternehmen der Möbelbranche unverzichtbar. Noch zögern viele beim Umstieg auf E-Invoicing – doch in Zukunft führt kein Weg daran vorbei.

In Zeiten von Automatisierung, Künstlicher Intelligenz und Digitalisierung wirkt der Umgang mit Rechnungen wie ein Anachronismus: Noch immer dominiert in vielen Unternehmen die Rechnung in Papierform mit all ihren Unzulänglichkeiten. Komplizierte Weiterverarbeitung, Risiko eines Verlusts und schwierige Aufbewahrung sind die Folgen davon. Aber eine Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung, kurz E-Invoicing genannt, macht nicht nur vor diesem Hintergrund Sinn: Rechtliche Vorgaben innerhalb der EU lassen gar keine andere Wahl mehr als die Abwendung von der Zettelwirtschaft. Schon nächstes Jahr soll E-Invoicing der Standard in Europa sein, lautet das Ziel der EU, das derzeit etwas hoch gesteckt wirkt. Das Problem dabei: Die einzelnen Länder sind unterschiedlich weit bei der Umsetzung der entsprechenden Richtlinie aus dem Jahr 2014 – diese wird ja erst durch die Erlassung nationaler Gesetze bindend. Deutschland ist im Vergleich zu Staaten wie Italien oder Dänemark eher ein Nachzügler. Doch auch hierzulande dürfen alle öffentlichen Auftraggeber ab November 2020 nur noch elektronische Rechnungen entgegennehmen; dies gilt ab einem Betrag von 1000 Euro. Das betrifft damit auch jene Unternehmen der Möbelbranche, die an Behörden liefern.

XRechnung statt pdf-Datei

Der Teufel steckt dabei im Detail: Eine pdf-Datei ist keine elektronische Rechnung, wie oftmals fälschlich angenommen. Denn eine solche E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die weiterverarbeitet werden können – diese können in der Rechnung enthalten sein oder parallel verschickt werden. Entscheidend für die Akzeptanz bei den Behörden ist der sogenannte CEN-Standard der EU, den beispielsweise die XRechnung erfüllt. Es ist anzunehmen, dass solche Formate nach und nach auch im B2B- und sogar im B2C-Geschäft unverzichtbar werden. Die öffentliche Hand ist in diesem Fall ein Vorreiter der Digitalisierung.

In einer Umfrage, die kürzlich vom IT-Spezialisten Comarch und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation unter den 700 Top-Unternehmen Deutschlands durchgeführt wurde, gaben rund 69 Prozent der Firmen an, teilweise oder zur Gänze auf E-Invoicing umgestellt zu haben. Da allerdings nur große Unternehmen befragt wurden, dürfte die Quote insgesamt deutlich niedriger liegen; vor allem bei kleineren und mittelgroßen überwiegt noch die Scheu vor einem Umstieg samt den dafür notwendigen Investitionen. Als größte Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung wurden laut der erwähnten Umfrage Zeitersparnis, steigende Transparenz und Kostensenkung genannt. Das zeigt, dass nicht nur der rechtliche Druck für ein Umdenken spricht. Die E-Rechnung bringt viele Vorteile, bis hin zu höherer Akzeptanz beim Endkunden. Mit den entsprechenden Software-Lösungen passt E-Invoicing somit perfekt zu einer Digitalisierungsstrategie. Wie üblich in diesem Bereich, sollten sich die Ausgaben mittel- bis langfristig rentieren: Die EU rechnet für Deutschland insgesamt mit einem Einsparungspotenzial von 6,5 Milliarden Euro.

EU setzt auf E-Invoicing

Ein Beispiel, wie das E-Invoicing in der Praxis umgesetzt werden kann, liefert Häfele mit Sitz in Nagold im Schwarzwald. Das Traditionsunternehmen liefert Möbel- und Baubeschläge, unter anderem auch nach Ungarn. In diesem Land ist seit Sommer vorigen Jahres ein E-Invoicing-Verfahren zwingend vorgeschrieben – dabei müssen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen an eine Online-Plattform der Finanzverwaltung senden, die dort überprüft und erst dann an die Empfänger übermittelt wird. In Zusammenarbeit mit dem SAP-Partner FIS hat Häfele diesen Prozess mit dem speziellen Tool FIS/xee umgesetzt. In etlichen anderen Ländern der EU sind solche Vorgaben für Unternehmen bereits umgesetzt oder stehen knapp vor einer Realisierung. Und auch außerhalb Europas, etwa in Nordamerika, ist E-Invoicing unaufhaltsam auf dem Vormarsch und wird langsam zur Normalität. Die Papierrechnung zählt deshalb zweifellos zu einer aussterbenden Spezies.

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